La messagerie électronique constitue non seulement l’un des principaux moyens de communication, mais c’est également l’une des sources d’informations majeures en entreprise. Les informations envoyées par e- mail ne sont généralement pas stockées autre part et restent simplement dans les messageries des employés. Cela donne lieu à des « réserves de connaissances » qui couvrent plusieurs années et s’accroissent de jour en jour. Pour mener à bien ses activités, une entreprise doit créer des sauvegardes à long terme de ces informations et les mettre à disposition des employés afin qu’ils les utilisent efficacement.

Le défi majeur

En règle générale, les entreprises disposent de serveurs de messagerie ou de solutions logicielles qui fonctionnent correctement pour communiquer par e-mail. Toutefois, ces systèmes n’ont pas été conçus pour stocker des données sur une longue période ni pour les fournir en masse. En pratique, cela peut poser de nombreux problèmes techniques, juridiques et financiers.

Comment fonctionne l’archivage des e-mails ?

Une archive d’e-mails doit être perçue comme une extension du système de messagerie déjà mis en place et qui s’utilise exactement de la même manière. L’administrateur peut définir les e-mails qui doivent être transférés vers l’archive et à quel moment. Il décide également si les e-mails doivent être effacés des boîtes aux lettres du système de messagerie une fois qu’ils ont été archivés. L’archivage permet de gérer efficacement un grand volume de données et de fournir à tous les utilisateurs en entreprise un accès facile et rapide aux e-mails archivés.

Avantages de l’archivage des e-mails

Avantages juridiques et économiques

Conformité réglementaire
Les entreprises sont tenues de respecter des réglementations toujours plus nombreuses relatives à la conformité des e-mails. Pour y parvenir, elles doivent être en mesure de procéder à un archivage centralisé, complet et inviolable des e-mails pendant une période donnée et être capables de les localiser à tout moment.

Protection contre les risques juridiques
En archivant tous ses e-mails, une entreprise se protège également contre les risques juridiques courants. L’archivage des e-mails permet d’utiliser les messages comme preuves dans des procédures judiciaires et d’améliorer le traitement des plaintes des clients grâce à une plus grande quantité d’informations disponibles depuis le début.

Réduction des coûts et dépenses informatiques
La saturation des serveurs, l’augmentation des coûts de stockage et la complexité des processus de sauvegarde et de restauration exercent de très grandes contraintes sur les services informatiques et leurs budgets. MailStore Server réduit définitivement ces coûts, en plus de vous protéger contre les risques financiers résultant de conflits juridiques ou de la perte de données.

Protection contre la perte des données

Archivage intégral 
Il arrive que des utilisateurs suppriment des e-mails importants sans s’en rendre compte. L’entreprise perd ainsi chaque jour des données importantes. L’archivage de tous les e-mails dès la réception ou l’envoi garantit le stockage de tous les e-mails de votre entreprise.
Indépendance envers les fichiers PST encombrants
Non seulement les fichiers PST sont susceptibles d’être altérés ou d’être corrompus, mais ils ont un impact considérable sur le stockage et la sauvegarde et peuvent représenter un cauchemar en termes d’eDiscovery. MailStore Server permet l’archivage et la sauvegarde centralisés de tous les fichiers PST d’une entreprise.

Systèmes de messagerie pris en charge et méthodes d’archivage

Archivage intégral
L’archivage de tous les e-mails dès la réception ou l’envoi garantit la conservation de tous les e-mails de votre entreprise. Lorsqu’un utilisateur supprime un e- mail de sa boîte aux lettres, ce message a déjà été archivé.

Archivage des emails existants
MailStore Server permet d’archiver votre messagerie existante depuis les boîtes aux lettres, dossiers publics et partagés, clients de messagerie et fichiers e-mails (ex : fichiers PST).

Systèmes de messagerie pris en charge
Microsoft Exchange 2003, 2007, 2010, 2013 et 2016
Microsoft Office 365
Google Apps
Tous les serveurs IMAP ou POP3 compatibles
MDaemon, IceWarp et Kerio Connect
PST, EML et d’autres fichiers de messagerie
Messagerie clients comme Microsoft Outlook et Mozilla Thunderbird

Contactez nous pour en savoir plus